Kako napraviti dnevni raspored u 6 koraka?

Napravite listu obaveza
Prije nego počnete organizirati svoje zadatke, prvo zapišite sve što trebate obaviti za taj dan. Uključite stavke koje se ponavljaju kao što su sastanci, vježbe i sastanci, kao i jednokratne zadatke kao što su rokovi ili telefonski pozivi. Možete odlučiti koliko detaljan želite da vaša lista bude. Na primjer, ako dodavanje "idi na ručak" pomaže u strukturiranju vašeg dana, slobodno ga uključite.

Savjet:U redu je ako niste sigurni oko svih zadataka koje ćete morati obaviti u narednoj sedmici. Uvijek možete dodati nove stavke na svoju listu kako se pojave.

Odredite prioritete svojih zadataka
Ako se vaša lista obaveza čini neodoljivom, ne brinite – određivanje prioriteta će vam pomoći. Određivanje prioriteta daje vam jasniji osjećaj šta prvo treba učiniti. Ako izgleda kao

nećete sve završiti danas, znat ćete koji zadaci imaju najneposredniji utjecaj i trebaju imati prednost.

Da biste odredili prioritet, označite svaki zadatak kao visok, srednji ili nizak prioritet. Uzmite u obzir ova pitanja kada sortirate svoje zadatke:

• Koji zadaci imaju fiksne rokove?
• Koje zadatke morate obaviti određenim danima?
• Koji će zadaci izazvati stres ako se ne završe?
• Kojim zadacima želim da se pozabavim sledećim?
• Koji zadaci mogu čekati?

Savjet:Ako imate konfliktne zadatke, procijenite koji je hitniji. Na primjer, ako je jedan projekat za klijenta, a drugi za vašeg šefa, klijentov projekat vjerovatno ima prioritet. Ako se rokovi preklapaju, ne ustručavajte se pitati kolege ili svog menadžera za pomoć ili delegirati zadatke gdje je to moguće.

Postavite rokove
Prođite kroz svoju listu obaveza i osigurajte da svaki zadatak ima jasan rok. Ako niste sigurni u tačan rok, odredite razuman rok za sada - uvijek ga možete prilagoditi kasnije.

Kao i određivanje prioriteta, rokovi vam pomažu da identificirate koji su zadaci najhitniji i usmjeravaju kada da ih završite. Bez rokova, lako je propustiti važne rezultate, čak i ako ste imali dovoljno vremena. Zapravo, nejasni rokovi su jedan od glavnih razloga zašto se zadaci odgađaju.

Savjet:Rokovi nisu samo za posao. Postavite rokove i za lične ciljeve, poput treninga za maraton. Na primjer, raščlanite svoj plan treninga prema broju milja koje trebate trčati svake sedmice, tako da ste potpuno spremni za trku.

Identificirajte ponavljajuće događaje
Nakon što postavite rokove, zabilježite sve događaje koji se ponavljaju na vašoj listi obaveza. To mogu biti nedeljni sastanci, mesečni klubovi za knjige ili redovni telefonski pozivi sa klijentima. Istaknite ih kako ih ne biste previdjeli.

Organizirajte zadatke po vremenu, prioritetu ili roku
Sada dolazi zabavan dio – organiziranje vaše liste obaveza. Rasporedite zadatke prema dobu dana, prioritetu ili roku. Dok postavljate zadatke u svoj dnevni raspored, slijedite redoslijed koji ste kreirali na osnovu prioriteta. Zadatke visokog prioriteta treba prvo završiti, dok se oni nižeg prioriteta mogu sačuvati za kasnije u toku dana ili sedmice. Obavezno rasporedite događaje koji se ponavljaju kroz svoj raspored. Kako označujete zadatke, vaš dnevni red će se prirodno popuniti.

Ostanite fleksibilni
Sa zacrtanim rasporedom, spremni ste za početak. Međutim, važno je ostati fleksibilan. Raspored koji napravite na početku dana možda neće biti baš onako kako se odvija vaš dan. Stvari se mogu promijeniti, a zadaci mogu potrajati više ili manje vremena od očekivanog, stoga ostanite prilagodljivi kako se pojave novi prioriteti i izazovi.